Hoe stel je een OR-reglement op?

Het opstellen van een OR-reglement is een belangrijke stap voor iedere ondernemingsraad die goed wil functioneren. Een reglement legt de spelregels vast voor de interne organisatie van de OR. Van verkiezingen en het vervullen van vacatures tot vergaderingen en besluitvorming. Daarmee voorkom je onduidelijkheid over procedures en weten OR-leden waar ze aan toe zijn.

Of je nu voor het eerst een ondernemingsraad opricht of een bestaand reglement wilt vernieuwen: het is belangrijk dat de inhoud aansluit bij de Wet op de ondernemingsraden (WOR) én bij de manier waarop jullie OR werkt.

In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over het opstellen van een OR-reglement. Wat moet er verplicht in staan? Welke keuzes mag de OR zelf maken? En wat leg je juist niet in het reglement vast?

Een OR-reglement is een schriftelijk document waarin de inrichting, werkwijze en interne procedures van de ondernemingsraad zijn vastgelegd. Het regelt onder meer hoe verkiezingen worden georganiseerd, hoe vergaderingen verlopen en hoe besluiten worden genomen.

De wettelijke basis daarvoor is artikel 8 WOR. Daarin staat dat iedere ondernemingsraad een reglement moet maken waarin de onderwerpen worden geregeld die de wet aan de OR heeft opgedragen of overgelaten. Het reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de WOR of een goede toepassing daarvan in de weg staan.

Een goed reglement biedt duidelijkheid en continuïteit. Dat is vooral prettig wanneer er nieuwe leden aantreden of wanneer binnen de OR discussie ontstaat over de manier waarop besluiten tot stand komen. Je kunt dan terugvallen op afspraken die vooraf zorgvuldig zijn vastgelegd.

Het is wel belangrijk om onderscheid te maken tussen het OR-reglement en afspraken met de ondernemer. Het reglement gaat over de organisatie en werkwijze van de OR zelf. Het is geen overeenkomst waarmee de OR zelfstandig verplichtingen aan de ondernemer kan opleggen.

Afspraken over bijvoorbeeld extra faciliteiten, beschikbare tijd, ondersteuning en aanvullende bevoegdheden horen daarom niet in het OR-reglement thuis. Die worden afzonderlijk met de ondernemer gemaakt, zo nodig in een ondernemingsovereenkomst op grond van artikel 32 WOR.

Bij het voor het eerst instellen van een ondernemingsraad ligt de verantwoordelijkheid anders dan bij een bestaande OR.

Volgens artikel 48 WOR stelt de ondernemer eerst een voorlopig OR-reglement vast. Daarin worden in ieder geval de regels voor de eerste OR-verkiezingen opgenomen. Voordat het voorlopige reglement wordt vastgesteld, moeten de daarvoor in aanmerking komende vakorganisaties over het ontwerp worden gehoord.

De ondernemer is vervolgens verantwoordelijk voor de organisatie van de eerste OR-verkiezingen. Na die verkiezingen stelt de nieuwe ondernemingsraad zijn eigen, definitieve reglement vast. Het voorlopige reglement vervalt zodra de OR dat heeft gedaan.

Wil je weten welke stappen nodig zijn om voor het eerst een ondernemingsraad in te stellen? Lees dan ons artikel OR oprichten: zo start je een ondernemingsraad stap voor stap.

Niet alles wat met medezeggenschap te maken heeft, hoort in het OR-reglement. De WOR schrijft een aantal onderwerpen verplicht voor. Daarnaast zijn er onderwerpen waarover de OR zelf keuzes kan maken.

De belangrijkste verplichtingen staan in artikel 10 en artikel 14 WOR.

Artikel 10 WOR bepaalt dat de OR in zijn reglement regels moet opnemen voor de kandidaatstelling, de inrichting van de verkiezingen, het vaststellen van de verkiezingsuitslag en het vervullen van tussentijdse vacatures.

Daarbij moet onder meer duidelijk zijn hoe kandidatenlijsten worden ingediend, welke termijnen gelden, volgens welk kiesstelsel wordt gestemd en hoe de uitslag wordt vastgesteld. De OR kan bijvoorbeeld kiezen voor een personenstelsel of een lijstenstelsel. Ook kan hij onder bepaalde voorwaarden rekening houden met de vertegenwoordiging van verschillende groepen medewerkers.

Volgens artikel 9 WOR vinden OR-verkiezingen plaats via een geheime schriftelijke stemming. Dat kan ook digitaal, mits de procedure en het gebruikte systeem aan de wettelijke eisen voldoen. Meer daarover lees je in ons draaiboek voor OR-verkiezingen, waarin we de voorbereiding stap voor stap beschrijven.

Ook de voorwaarden voor het actief en passief kiesrecht verdienen aandacht. Volgens artikel 6 WOR mogen in de onderneming werkzame personen in beginsel stemmen en zich kandidaat stellen wanneer zij ten minste drie maanden in de onderneming werkzaam zijn geweest.

Voor uitzendkrachten en gedetacheerden die onder de wettelijke regeling voor uitzendovereenkomsten vallen, geldt bij de inlener doorgaans een termijn van 18 maanden. Daarbij is onder meer van belang of de arbeidsverhouding voldoet aan artikel 7:690 BW. De WOR stelt geen aanvullende algemene voorwaarde dat zij naar verwachting nog een bepaalde periode werkzaam moeten blijven.

De OR mag op grond van artikel 6 lid 5 WOR de wettelijke diensttijdeis in zijn reglement aanpassen, wanneer dat bevorderlijk is voor een goede toepassing van de wet.

Ook de omvang en zittingsduur van de OR worden in het reglement vastgelegd. Artikel 6 WOR bepaalt hoeveel leden een OR in beginsel telt. Met toestemming van de ondernemer mag daarvan worden afgeweken. De wettelijke zittingsduur is volgens artikel 12 WOR drie jaar, maar de OR kan in zijn reglement kiezen voor twee of vier jaar.

Leidinggevenden kunnen in beginsel ook lid worden van de OR, mits zij aan de wettelijke voorwaarden voor verkiesbaarheid voldoen. Een uitzondering geldt voor de bestuurder in de zin van de WOR. Die behoort niet tot de in de onderneming werkzame personen. Ook andere personen die niet tot deze wettelijke kring behoren, zijn niet automatisch verkiesbaar.

Naast de verkiezingen moet de OR zijn interne werkwijze regelen. Artikel 14 WOR schrijft onder meer voor dat het reglement bepalingen bevat over het bijeenroepen van vergaderingen, het aantal aanwezige leden dat nodig is om rechtsgeldig te vergaderen (het quorum), de wijze van stemmen en de werkzaamheden van het secretariaat. Ook moet worden geregeld hoe agenda’s, verslagen en het jaarverslag bekend worden gemaakt.

De OR kan daarnaast afspraken opnemen over het contact met de achterban of de wijze waarop hij intern samenwerkt. Zulke bepalingen zijn niet allemaal wettelijk verplicht, maar kunnen wel bijdragen aan een goede werkwijze.

Het reglement is niet bedoeld om de wettelijke advies- en instemmingsbevoegdheden opnieuw te beschrijven. Die zijn al in de WOR geregeld. Ook afspraken over extra rechten, faciliteiten, scholingsbudgetten en uren voor OR-werk horen in beginsel in afzonderlijke afspraken met de ondernemer.

Hetzelfde geldt voor het instellen van OR-commissies. Artikel 15 WOR kent daarvoor een eigen procedure. Een commissie wordt ingesteld met een afzonderlijk instellingsbesluit waarin onder meer haar taak, samenstelling en bevoegdheden worden geregeld.

Het SER-Voorbeeldreglement ondernemingsraden maakt dit onderscheid duidelijk en biedt modelbepalingen voor de verschillende onderdelen van het reglement.

Begin met het in kaart brengen van de bestaande situatie. Is er al een reglement? Controleer dan of het nog aansluit bij de organisatie, de huidige samenstelling van de OR en de wettelijke regels. Bij een nieuw op te richten OR vormt het voorlopige reglement de basis voor de eerste verkiezingen.

Het is verstandig om een kleine werkgroep samen te stellen die de voorbereiding op zich neemt. Twee of drie OR-leden kunnen bijvoorbeeld het bestaande reglement beoordelen, het SER-Voorbeeldreglement bestuderen en voorstellen doen voor aanpassingen.

Maak daarbij gebruik van het SER-Voorbeeldreglement. De SER biedt ook een hulpmiddel om een OR-reglement op maat samen te stellen. Zo hoef je niet vanaf nul te beginnen.

Kijk vervolgens naar de keuzes die voor jullie organisatie relevant zijn. Hoeveel OR-leden zijn er? Is het personenstelsel of lijstenstelsel het meest geschikt? Zijn er verschillende organisatieonderdelen waarvoor een bijzondere vorm van vertegenwoordiging wenselijk is? En hoe wil de OR zijn vergaderingen en besluitvorming organiseren?

Betrek de voltallige OR bij deze keuzes. Het reglement moet immers voor alle leden werkbaar zijn.

Voordat de OR het reglement vaststelt of wijzigt, moet hij de ondernemer op grond van artikel 8 WOR de gelegenheid geven zijn standpunt kenbaar te maken. De ondernemer heeft daarbij niet automatisch een goedkeuringsrecht. De uiteindelijke vaststelling is een bevoegdheid van de OR zelf. Alleen voor bepaalde keuzes, zoals een afwijkend aantal OR-leden, is afzonderlijk toestemming van de ondernemer vereist.

Na vaststelling verstrekt de OR onverwijld een exemplaar van het reglement aan de ondernemer. Zorg er daarnaast voor dat het reglement voor de medewerkers toegankelijk is.

De OR mag zijn reglement wijzigen wanneer dat nodig is. Maar niet iedere wijziging kan onmiddellijk worden toegepast.

Wijzigingen in de interne werkwijze kunnen in beginsel direct van kracht worden. Wijzigingen die betrekking hebben op de verkiezingsregels, de zittingsduur of het aantal OR-leden worden volgens de SER in beginsel pas toegepast bij de eerstvolgende algemene OR-verkiezingen.

Dat voorkomt dat de spelregels tijdens een lopende zittingsperiode of verkiezingsprocedure zomaar veranderen.

Een veelgemaakte fout is het zonder verdere aanpassing overnemen van een standaardreglement. Het SER-Voorbeeldreglement is een uitstekend uitgangspunt, maar bevat verschillende keuzemogelijkheden. Niet iedere bepaling past bij iedere organisatie.

Een reglement voor een kleine OR met vijf leden hoeft niet dezelfde keuzes te bevatten als het reglement van een grote ondernemingsraad met meerdere kiesgroepen. Kijk daarom altijd of de bepalingen passen bij de inrichting van de organisatie en de manier waarop de OR werkt.

Ook komt het voor dat belangrijke procedures onvoldoende duidelijk zijn geregeld. Denk aan het quorum bij vergaderingen, de manier waarop besluiten worden genomen of het vervullen van tussentijdse vacatures. Juist wanneer zich een probleem voordoet, blijkt hoe belangrijk heldere regels zijn.

Een andere fout is dat afspraken met de ondernemer worden opgenomen alsof de OR deze zelfstandig kan vaststellen. Dat geldt bijvoorbeeld voor extra faciliteiten, aanvullende bevoegdheden of afspraken over het beschikbaar stellen van personeel en middelen. Maak hierover afzonderlijke afspraken met de ondernemer.

Vergeet daarnaast de verkiezingsprocedure niet. De regels over kandidaatstelling, kiesrecht, stemming en uitslag moeten aansluiten bij de WOR. Verouderde diensttijdeisen, onduidelijke bepalingen over kandidatenlijsten of een onjuist beschreven verkiezingsstelsel kunnen tot problemen leiden.

Tot slot wordt het reglement na vaststelling nogal eens jarenlang niet meer bekeken. Terwijl organisaties veranderen, nieuwe vormen van werken ontstaan en de samenstelling van de OR kan wijzigen.

Controleer daarom periodiek of het reglement nog actueel is. En betrek bij veranderingen niet alleen de wettelijke eisen, maar ook de ervaringen van de OR zelf. Wat werkt goed? Waar ontstaan onduidelijkheden? En welke regels verdienen aanpassing?

Een reglement moet niet vooral juridisch ingewikkeld zijn. Het moet de OR helpen om zijn werk goed te doen.

MZ Services ondersteunt ondernemingsraden en organisaties bij het opstellen, beoordelen en actualiseren van OR-reglementen. We combineren onze kennis van de WOR met jarenlange ervaring in de dagelijkse praktijk van medezeggenschap.

Soms gaat het om een gerichte juridische controle van een bestaand reglement. In andere gevallen begeleiden we de OR bij het maken van keuzes over zijn samenstelling, verkiezingsprocedure of interne werkwijze. Ook kunnen we helpen bij het opstellen van een voorlopig reglement wanneer een organisatie voor het eerst een ondernemingsraad instelt.

Daarbij besteden we niet alleen aandacht aan wat juridisch moet, maar vooral ook aan wat praktisch werkt. Het reglement moet immers aansluiten bij de organisatie en bij de manier waarop de OR zijn rol wil vervullen.

Ook kunnen we ondersteunen bij het voorbereiden en organiseren van OR-verkiezingen en bij het maken van afzonderlijke afspraken met de bestuurder over de faciliteiten en ondersteuning van de OR.